先日、士業の先生からこんなご質問をいただきました。
当事務所では所属人数が少ないため業務の属人化が進み、休暇が取りづらくなっています。また、業務はイレギュラーな案件が多く、マニュアル化が難しい状況です。一方で、属人化には個人の強みを活かせる良い面もあると感じています。このような状況下で、業務の標準化と属人化のバランスをどのようにとればよいでしょうか？
【5つの実践Tips】税理士事務所の業務属人化を解消し、標準化とのバランスを取る方法
税理士事務所の業務効率化を阻む大きな要因の一つが、業務の属人化です。特定の社員にしか対応できない業務が多くなると、休暇の取得が難しくなったり、業務の滞留にもつながります。しかし、属人化には個人の強みを活かせるメリットもあるため、一概に排除するのではなく、標準化とのバランスを取ることが重要です。
今回は、属人化と標準化のバランスを取るためのビジネスチップスをご紹介します。
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業務可視化のための「見える化」テクニック
まずは業務の全体像を可視化することから始めましょう。
業務フローの図式化に加え、進捗状況や担当者、所要時間なども「見える化」することで、属人化の実態が明らかになります。
ある税理士事務所では、タスクの見える化と業務の再分配を実現し、業務効率化に大きな効果を上げています。 -
ナレッジマネジメントによる属人化解消
次に、属人化された知識やノウハウを共有する仕組みづくりが必要です。
ナレッジマネジメントの手法を活用し、暗黙知を形式知化することで、業務の標準化を進められます。
ある税理士事務所では、社内SNSを導入し、日常的な情報共有と知識の蓄積を促進。
その結果、属人化の解消と業務の標準化に成功しています。 -
アジャイル式の業務改善アプローチ
属人化と標準化のバランスを取るには、アジャイル式の業務改善アプローチが効果的です。短期間で改善サイクルを回すことで、属人化の解消と標準化の推進を同時に進められます。
ある税理士事務所では、2週間ごとに改善サイクルを回すアジャイル式の業務改善を導入。
その結果、属人化の解消と業務効率の向上を短期間で実現しています。 -
タスク管理ツールを活用した優先順位の明確化
属人化を解消し、業務の標準化を進めるには、タスクの優先順位を明確にすることが重要です。
タスク管理ツールを導入し、顧客ごとの重要度と緊急度に基づいてタスクの優先順位を設定。
タスク管理に最適化されたツールを利用することで、労力を最小限に、業務の標準化と効率的な業務遂行の実現が可能です。 -
1on1ミーティングによる個人の強み活用
属人化にはデメリットとともに適材適所、個人の能力を最大値化するというメリットがあります。
メリットを活かすためには、個人の強みを把握し、適材適所で活用することが大切です。
普段からのコミュニケーションや業務状況のチェック・定期的な1on1ミーティングを実施し、社員一人ひとりの強みや課題を把握。
その強みを最大限に活かせる業務アサインを行うことで、属人化のメリットを引き出すことができます。
以上、業務の属人化と標準化のバランスを取るための5つの実践的なビジネスチップスをご紹介しました。
業務の見える化、ナレッジマネジメント、アジャイル式の業務改善、タスク管理ツールの活用、1on1ミーティングによる個人の強み活用など、様々なアプローチを組み合わせることで、属人化の解消と業務の標準化を同時に進めることができます。
貴事務所の状況に合ったアプローチを選択し、業務改善を進めてみてください。
属人化と標準化のバランスを取ることで、業務効率の向上とともに、社員のモチベーションアップや業務環境の改善にも大きくつながるはずです。
ぜひ、これらのビジネスチップスを参考に、業務改善に取り組んでみてください。
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