業務効率化のお打ち合わせをする際に
必ず出るのが、
これを機に
「新しい業務フローを構築したい！」
というご相談です。
これは本当にありがたい事なんですが、
同時に非常に怖い取り組みでもあります。
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先月いただいたご相談では、
「ワークフローを登録してて思ったけど、
これを機に年１のお客様に、月次で試算表を送りたい
決算業務の負荷も減るし、お客様にも喜ばれると思う」
というご要望をいただきました。
一見いいことです。
でも、よく考えると、
色々問題だなと。
まず、
この施策をすると効率は悪くなると思います。
資料回数の依頼頻度が上がって工数増えますし、
1日でいろんなお客様の入力を行うと、
ファイルを取りに行ったり確認の手間が増えるので。
お客様への提供価値の向上の面では
どうなんでしょうか。
お客様にも喜ばれる”と思う”
という点がポイントで、
実際に喜ばれるかはやってみないとわからないという。。
お客様側から見ると、
毎月の資料送付の手間が増えます。
なので、それ以上の価値がないとやらないかなと。
ましてや料金値上げがあるとしたら余計躊躇します。
事務所の皆さんにとってはどうなんでしょうか。
この毎月資料回収試算表提出を推進すると、
現在提供している業務の流れと
ツール上で新しく管理する業務の流れが異なる状態になります。
すると、
①新しいツールに慣れる
②顧客を新しい業務フローへ移行をする
顧客に説明し月次回収に同意をいただく
顧客の資料を毎月回収する・催促する
③新しい業務フローに自分が慣れる
④月次で試算表出していく
みたいな負担が一度にドーン！って来るんですよね。
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これ、おそらく失敗するよな と思っちゃうわけです。
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・属人性の解消や仕事の見える化
・クライアントの情報の一元管理
はどのご事務所でも必要です。
そこに課題を感じられていた先生が、
お話しして解決できるかも！と思われたら
これもこれもやりたい！状態になるのも
よーーーく理解しています。
ただ、
あまりに一度に変更をしたら、
その負担は皆さんにどーーーんと来ます。
ましてやこれからは年末調整・確定申告という繁忙期。。
ということで、
先生のやりたい気持ちは尊重しつつ、
①まずは既存の仕事の進め方を見える化し、ツールに登録しましょう
②30件単位でクライアントに月次資料提出・月次試算表の提案メールを送って
資料が来たところだけ特別にワークフローを追加してやりましょう
※この際に、決算月が繁忙期のクライアントから先に提案しましょう。
③４月過ぎたタイミングで、月次ニーズが高まっていれば
そのクライアントは月次業務ワークフローへ変更しましょう。
④月次サービス移行した場合の解約率
満足度は向上したか
値上げに結び付けられたか
決算月の業務負荷は減ったか（体感ベース・投下時間）
は見ていきましょう
みたいな流れのご提案で落ち着きました。
見える化・効率化をした上で、
時間を生み出し、付加価値業務を行う
こんな流れのほうが職員様のご負担は少ないんじゃないかなと思います。
こういった
オペレーション変更・システム導入の支援を
チェンジ・マネジメントといいます。
先生の熱い気持ちがあるからこそ、
職員様がちゃんと一緒に動けるペースで進めたいですよね。
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