うまくDX化・見える化が推進できている事務所の共通点が２つあります。
１つめは、
まずは目的を共有しよう
です。
属人化を解消しよう とか
効率化しよう は、
手段であって目的ではないと思うんですよね。
では目的とは何かというと、
私たちが（今よりも）〇〇〇になるために
もしくは
お客様に〇〇〇というサービスを提供できるようになるために
というような文章のことです。
”効率化”
を目的として考えると、
効率化できたときに、事務所がどうなるかがイメージできないんですよね。
・リモートなどでより働きやすい環境になるのか
・より短時間で仕事が終わって私生活も大切にできるのか
・より専門性を高める・資格取得に向けて などの勉強ができるのか
・お客様に寄り添ったサポート時間を確保できるのか
・事務所全体の環境をよくするPJや委員会のための時間を確保するのか
効率化の先のイメージは
職員様にとって全く異なるので、
このすり合わせがないと、
仕事が早く終わるようになったからみなし残業が一切使われない
とはいえ新しい勉強をする習慣もなく、仕事が任せられない
みたいな困った状況や、
（一部の人の効率化はできたが）事務所全体としての生産性が向上していない
という部分最適な事象が発生してしまう気がします。
ということで、
”効率化しよう”という目的ではなく、
もっと楽に仕事をして、お客さんに〇〇なサービスを提供するために、
効率化しよう
という感じの目的が共有できるといいなと思いました。
この目的の意識の違いが、事務所の違いになっていくのかな。
２つめは、
クラウドツールに対して何をどう使うが整理されている
です。
前職で、エクセル管理→CRMに移行した経験があるので感じたこと。
そもそもお客様の情報が１か所に集まっていないのは、
面倒くさいし、社内のホウレンソウのモレもどんどん発生して
お客様満足が下がっていくことに繋がる ということです。
例えば、
社長からの依頼が誰かの手書きメモにしか残ってないとか、
来月までにやることが抜けてしまうとか、
前任者からの引継ぎが上手くいかないとか、、
先生が全ての窓口になれるのは80社くらいまでだと思うので
（それでも十分すごいことですが）
その先には新しい業務フローの構築が必要になると思います。
それが、
基本的な仕事の進捗や、お客様からの連絡、
顧客の面談議事録が一か所にあって、
外出先からスマホで確認ができる状況。
資料回収などがクラウド上に全てある状況だったら、
リモートワークにも対応できるし、
誰かが体調不良で休んでも、他の人がすぐにフォローに入れますよね。
多くのクラウドツールは多機能です。
だけど士業事務所のためのオールインワン みたいなクラウドツールはなく、
ほとんどの場合は、事務所規模に応じて組み合わせを変えたり、入れ替えたりする必要があります。
そのため、
顧客管理
業務管理
工数管理
カレンダー
チャットツール
など、必要な機能を整理して、
なんのツールを組み合わせるかを決める必要があります。
うまくいっている事務所の場合
どこに何があるか、ルールが整理されていて
”美しい”という感覚でした。
逆にうまくいっていない事務所は、
情報共有が複数の場所で展開されており、一元化ができていなかったり、
同じ管理をするはずが、各々が個別にツールを使っていることがよくあります。
仕事の流れが見えていて、
ルールがきっちりしているからこそ、
RPAもうまく活用し、どんどん楽になっていく
その結果、さらに事務所の目的に対して近づいていく
そんな感じの良いサイクルを感じられるのはすごいことです。
この辺りのツール導入支援もできますので
必要であればお声かけください。
では良い一日を！
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