DX化でつまずきやすいポイント
士業でのDX化がなかなか進まないその背景には、いくつかの理由があります。
少数精鋭で運営することが多い士業では、どのシステムが自分たちの事務所に合っているのかを選ぶ基準を決めるのに労力がかかるのは見逃せないポイントですし、そうして導入したシステムを活用するために、きちんと時間と労力をかける必要があるということもポイントです。
セキュリティに対する心配も、大きな問題の一つです。
士業にとってお客様の大切な情報を守ることは非常に重要なことなので、デジタル化する際はここをしっかりとクリアする必要があります。
しかし、こうした問題を乗り越えてDX化を進めることは、将来的な競争力を保つためにはとても重要です。
デジタル化で得られるメリット
士業の事務所でデジタル化を進めることには、様々なメリットがありますがのですがここでは、事務所のスタッフが使うシステムに焦点を当ててご紹介します。
業務効率の向上
ドキュメント管理システム: 書類の管理や検索を簡単にし、紙の書類に関わる作業を減らします。
タスク管理ツール: プロジェクトの進行やタスクの管理をスムーズにします。
会計・請求管理ソフト: 経理業務を自動化し、時間を節約します。
顧客サービスの向上
CRM（顧客関係管理）システム: 顧客情報を一元管理し、カスタマイズされたサービスを提供できるようにします。
オンライン予約・相談システム: お客様がオンラインで簡単に予約や相談を行えるようになり、アクセスしやすさが向上します。
形骸化を防ぎ、効果的に活用する
本業に集中しながら導入して行くのは利用者（スタッフ）にも大きな負担がかかるので、全ての機能を即座に活用することを考えず、長期的な目標を立て、段階的に導入して行くことが有効です。
段階的に導入して行く代わりに、必ず利用するための運用ルールを設定したり、導入のルールづくりに他社の運用ルールを参考にさせてもらうことも有効的です。
データを活用した意思決定の高度化
デジタル技術を使い始め、徐々に慣れてきたら、次は価値を引き出す運用へと進みましょう。
システムにはたくさんのデータがたまりますが、それを分析することで、売り上げへの寄与度が高い活動や、顧客の年齢や事業規模などの数字的情報で客観的な傾向を知ることができます。
客観的な情報は経験やイメージに左右されない、とても有効な情報で、サービス改善の参考にしたり、事務所の運営方法にテコ入れの基準にしたり、活用の方法は様々です。もちろん、そういった客観的な情報の有効な活用方法を、他社の事例を参考にすることもとてもおすすめです。
デジタル化は日々進化していますから、DX化で困難に直面しても、それをうまく克服して、新しい価値を次々に生み出して、事務所の更なる成長に繋がるといいですね。
コメント